Datenschutzhinweise zum Telefonassistenten
Stand: 06.10.2026
Wenn Sie uns unter 0234 4799 2308 anrufen, nimmt unsere digitale KI-Assistentin Lea Ihren Anruf entgegen. Hier erfahren Sie, was dabei mit Ihren Daten geschieht.
1) Wer ist verantwortlich?
Verantwortlich ist die rarem. UG (haftungsbeschränkt). Sie erreichen uns per E-Mail unter hallo@rarem.eu und telefonisch unter 0234 4799 2308. Die vollständige Anschrift steht im Impressum.
2) Was geschieht bei Ihrem Anruf?
Lea ist ein KI-System und kein Mensch. Sie sagt das im ersten Satz. Ihre Sprache wird während des Gesprächs in Echtzeit von einem KI-Sprachmodell verarbeitet, damit Lea Sie versteht und antworten kann.
Wir zeichnen das Gespräch nicht auf. Wir speichern weder den Ton noch eine vollständige Mitschrift des Gesprächs. Ihre Stimme wird nicht zur Erkennung Ihrer Person ausgewertet. Solange die Begrüßung läuft, wird Ihre Stimme noch nicht an das KI-Sprachmodell übertragen.
Sie müssen nicht mit Lea sprechen. Sagen Sie einfach, dass Sie einen Menschen sprechen möchten. Lea verbindet Sie dann weiter oder nimmt einen Rückruf auf. Sie können uns auch jederzeit eine E-Mail schreiben.
3) Welche Daten verarbeiten wir?
- Das, was Sie sagen: Ihre Stimme und der Inhalt des Gesprächs, nur für die Dauer des Anrufs.
- Ihre Rufnummer, sofern Ihr Anschluss sie übermittelt, sowie Datum und Uhrzeit des Anrufs.
- Bei einem Rückrufwunsch oder einer Weiterverbindung: Ihr Anliegen in einem Satz, die Rufnummer für den Rückruf und Stichworte zu Ihren Fragen. Ihren Namen notieren wir nur, wenn Sie ihn von sich aus nennen.
Für einen Rückruf verwenden wir die Rufnummer, von der Sie anrufen. Lea fragt deshalb nicht nach Ihrem Namen und nicht nach Ihrer Nummer. Übermittelt Ihr Anschluss keine Rufnummer oder möchten Sie unter einer anderen Nummer zurückgerufen werden, bittet Lea Sie um die Nummer. Diese Nummer wird dann wie das übrige Gespräch vom KI-Sprachmodell verarbeitet.
Endet ein Anruf ohne Rückrufwunsch und ohne Weiterverbindung, legen wir keine Notiz an. Es bleiben dann nur der Eintrag in der Anrufliste und die technischen Protokolle nach Abschnitt 7.
4) Wozu und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten die Daten, um Ihren Anruf entgegenzunehmen, Ihre Fragen zu unseren Leistungen zu beantworten, Sie weiterzuverbinden und Sie zurückzurufen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, für Anrufer erreichbar zu sein und Anliegen zuverlässig aufzunehmen, auch wenn gerade niemand persönlich abheben kann.
5) Wer erhält die Daten?
- Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Wir nutzen den Dienst Azure OpenAI für das KI-Sprachmodell. Microsoft verarbeitet die Daten in unserem Auftrag und verwendet sie nicht zum Training von KI-Modellen.
- easybell GmbH, Brückenstraße 5a, 10179 Berlin, als Anbieter unseres Telefonanschlusses. easybell führt für uns eine Anrufliste mit Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer jedes Anrufs.
- Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen. Unser Server steht in einem Rechenzentrum in Deutschland. Dort liegen die Rückrufnotizen.
- Telegram Messenger Inc., Britische Jungferninseln. Über den Nachrichtendienst Telegram erhält unser Geschäftsführer bei einem Rückrufwunsch oder einer Weiterverbindung sofort eine Benachrichtigung mit Uhrzeit, Rufnummer und Anliegen.
6) Werden Daten außerhalb der EU verarbeitet?
Das ist möglich. Das KI-Sprachmodell steht bei Microsoft in Europa nur in einer Betriebsart zur Verfügung, bei der Microsoft die Verarbeitung auf Rechenzentren weltweit verteilen darf, auch in die USA. Das betrifft das, was während des Gesprächs gesprochen wird. Gespeichert werden Daten bei Microsoft, soweit überhaupt, in der Europäischen Union.
Abgesichert ist das über den Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft einschließlich der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Für die USA besteht zusätzlich der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum Datenschutzrahmen EU-USA.
Microsoft prüft Eingaben und Antworten automatisch auf Missbrauch. Auffällige Inhalte kann Microsoft für eine Überprüfung vorübergehend speichern. Diese Speicherung erfolgt nach Angaben von Microsoft in der Europäischen Union.
Die Benachrichtigung über Telegram wird auf Servern außerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Für die dortigen Länder besteht kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
Eine Kopie der Standardvertragsklauseln mit Microsoft erhalten Sie auf Anfrage unter hallo@rarem.eu.
Die Rufnummer für den Rückruf übernehmen wir aus der Telefonleitung. Sie läuft nicht über das KI-Sprachmodell, solange Sie sie nicht selbst im Gespräch nennen.
7) Wie lange speichern wir?
- Ton und vollständiger Gesprächsinhalt: bei uns gar nicht. Sie werden nur während des Anrufs verarbeitet. Zu einer möglichen Speicherung bei Microsoft siehe Abschnitt 6.
- Rückrufnotizen: bis Ihr Anliegen erledigt ist, längstens 90 Tage. Danach werden sie automatisch gelöscht. Entsteht aus dem Anruf ein Vertrag oder ein Angebot, gelten die Fristen aus unserer Datenschutzerklärung.
- Benachrichtigungen über Telegram: längstens 90 Tage.
- Anrufliste bei easybell: 6 Monate, danach löscht easybell die Einträge automatisch.
- Technische Protokolle: Sie enthalten Zeitpunkt und Rufnummer, die Rufnummer nur gekürzt. Ihr Umfang ist auf wenige Megabyte begrenzt. Ist diese Grenze erreicht, werden die ältesten Einträge überschrieben.
8) Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung, die wir auf unser berechtigtes Interesse stützen, jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Eine formlose Nachricht an hallo@rarem.eu genügt.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
9) Keine automatisierte Entscheidung
Lea trifft keine Entscheidungen, die für Sie rechtliche Wirkung haben. Sie gibt Auskunft, verbindet weiter und nimmt Rückrufe auf. Alles Weitere klärt ein Mensch mit Ihnen.